El Manual de Procedimientos es un documento de apoyo administrativo, que unifica los procesos con un objetivo común, en el cual se describen con una secuencia lógica las diversas actividades de que se realizan en las diferentes áreas de la compañía y que cada una compone procedimientos que integran los procesos, describiendo generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué se deben de realizar.
Actualmente es de suma importancia que las empresas tengan en bien establecidos los procesos que se realizan dentro de ella, puesto que esto ayuda a conocer las principales actividades que se llevan a cabo y conocer los factores de riesgo que estos puedan tener,
si no se cuenta con un Manual de Procedimientos debidamente elaborado y establecido lo más seguro es que exista un desorden o se desconozca el flujo de la actividad y los responsables de realizarlas
Elementos para la elaboración de un Manual de Procedimientos
Para la elaboración de un Manual de Procedimientos existen ciertos elementos que se deben de llevar a cabo para cumplir con las especificaciones que este requiere o bien una serie de pasos para alcanzar el objetivo deseado que es la elaboración del manual
Identificación
El manual debe incluir en primer término, los siguientes datos como se demuestran a continuación:
• Logotipo de la organización
• Nombre de la organización
• Denominación y extensión del manual (general o específico). Si corresponde a una unidad en particular, debe anotarse el nombre de ésta
• Lugar y fecha de elaboración
• Número de páginas
• Sustitución de páginas (actualización de información)
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización
• Clave del formulario o Nomenclatura; en primer término, se deben escribir las siglas de la organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar o utilizar la forma; en tercero, el número consecutivo del formulario y, en cuarto, el año. Para leerla con facilidad, entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guion o una diagonal
Índice
Es la relación de los apartados, capítulos y páginas que forman el la estructura del manual, aquí se deben enumerar los temas con el número de página correspondiente en una tabla.
Contenido
El contenido es la lista de los procedimientos que integran el contenido del manual. En el caso de un manual general debe incluir todos los procedimientos de la organización; en el caso de un manual específico, sólo los procedimientos de un área o unidad administrativa
Objetivo
El objetivo también es conocido como el propósito pues es aquel que se debe de alcanzar con los procesos y procedimientos
Áreas de Aplicación o Alcance de los Procedimientos
Se registra el área, departamento, grupo, personal o procesos en los que se pretende utilizar el documento en cuestión y las responsabilidades relevantes. Se debe determinar el objetivo detallado en el cual se indicará donde iniciará, que se debe hacer y donde terminará la actividad
Políticas o Normas de Operación
Es el conjunto de lineamientos o directrices que delimitan la realización de las actividades del procedimiento del área responsable de realizar las funciones y no abordar atribuciones o responsabilidades de otras áreas; tienen como propósito regular la interacción entre los individuos de una organización y las actividades de una unidad responsable; debe tener especial atención en lo siguiente:
• Los enunciados deben redactarse en modo imperativo
• Se deben establecer responsables de la operación del procedimiento
• Deberán enumerarse consecutivamente después del número del apartado que le corresponda
• En caso de existir excepciones, se debe mencionar el cargo y nivel jerárquico que le puede autorizar
Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo es conocido también como fluxograma, este es representado de forma gráfica y se registra la secuencia de actividades que se realizan en orden cronológico y enumerando cada una de éstas. Es indispensable referenciar todos los formatos que se utilizan en cada una de las actividades (según sea aplicable)
Para que su comprensión sea más sencilla estos deben venir con una descripción clara y breve de los procedimientos, para este efecto se representa mediante símbolos simplificados.
Para la elaboración del diagrama de flujo se debe tomar en cuenta lo siguiente:
• Definir el grado de detalle
• Tener ordenado la secuencia de los procedimientos
• Todas las figuras deben de ir conectadas
• Debe escribirse de arriba hacia abajo
• Debe contar con un principio y fin
• Los símbolos de decisión deben de llevar más de un conector de salida
• Las líneas no deben de cruzarse
Procedimiento
Redactar la descripción de cada una de las actividades que posteriormente serán mencionadas en el diagrama de flujo, narrando con detalle para indicar:
• En forma escrita la actividad a realizar en específico
• La descripción de la operación detallada (el cómo se lleva a cabo)
• La persona responsable de ejecutar el procedimiento.
• El número de actividad
• El nombre del documento en caso de contar con algún anexo
Con el fin de evitar confusiones y hacer más ágil la lectura, así como el entendimiento del documento, cada párrafo debe:
• Estar claramente referenciado contra el Diagrama de Flujo, mediante el uso de la misma numeración.
• La redacción de cada actividad debe usar verbos en presente.
Evitar usar siglas, iniciales, abreviaturas y términos técnicos. En caso de utilizarlos se debe indicar su significado en la sección de Glosario del documento.
Responsables
Es el área, departamento, unidad administrativa o puesto que interviene o mantiene a su cargo el procedimiento
Glosario
Se definen todos aquellos términos técnicos, complejos, abreviaturas o siglas que se mencionan en los documentos elaborados y colocarlos en orden alfabético para hacer más accesible la consulta del manual
Anexos
Los anexos son todos aquellos apartados que son de apoyo para el procedimiento o instructivo. Se deberán de agregar para el correcto funcionamiento e interpretación del procedimiento.
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